Quel logiciel et outil de gestion pour son organisme de formation ?

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Logiciels Formation
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Cet article est mis à jour régulièrement, n’hésitez pas à revenir le consulter. Dernière mise à jour le 18/05/2020. Cet article reste ouvert à tout logiciel de gestion de l’information qui souhaiterait faire mettre à jour ses informations ou apparaître dans cet article.
De manière indiscutable, la question du choix d’un outil de gestion de la formation est un sujet récurrent.
En effet, pour les organismes de formation (ou plus généralement les OPAC), la période où l’on doit se repenser est systématiquement animée par cette question : Période COVID, période estivale, période de Datadockisation ou période de mise en conformité Qualiopi ramènent toutes à cette question : Quel logiciel pour gérer mon organisme de formation ?

Malheureusement, à cette question s’associe forcément la question : De quoi avez-vous besoin pour gérer votre organisme de formation ?

Pour compléter cet article, n’hésitez d’ailleurs pas à consulter notre dossier sur la bonne stratégie à adopter

Quels sont les bénéfices d’un outil de gestion de la formation ?

Derrière cette question se cache « malheureusement » bon nombre de points qui amènent discrètement l’outil de gestion de la formation comme le « messie » de l’organisme.

En fait, le logiciel de gestion est à la fois :
– Un outil juridique pour être en conformité vis à vis de la DIRECCTE et générer automatiquement des rapports comme le BPF (Bilan Pédagogique et Financier)
– Un outil qualité pour être Datadocké ou Qualiopisé : Disposer de documents et de processus administratifs solides qui font office de guide pour les utilisateurs.
– Un outil pour maîtriser ses coûts de gestion : Eviter de sur-solliciter une assistante commerciale ou d’en recruter une nouvelle.
– Un outil pour se concentrer sur son développement et non son administratif : Grâce à des automatisations de gestion et des tableaux de bords fiables.
– Un outil pour se digitaliser. Digitaliser sa gestion, Digitaliser ses formations, Digitaliser ses processus : A la fois pour être « moderne » mais également pour faire face à des contraintes d’agilité et de réactivité.

Notre étude sur le sujet après de 100 organismes de formation de différentes tailles fait en effet ressortir l’ensemble de ces besoins. Mais également des exigences plus subtiles

Quelles sont les attentes relatives à un outil de gestion de la formation ?

« Je souhaite accéder au digital » : Comme indiqué précédemment, l’une des principales valeurs ajoutées pour les professionnels de la formation est de mettre en place une stratégie de digitalisation de la formation. Il en ressort plus précisément :
– Proposer des solutions e-learning. Il faut entendre par là « Proposer des formations à distance »
– Proposer une solution pour automatiser la gestion administrative au format numérique.
– Proposer une solution qui réalise le BPF à ma place.

Encore une fois, le logiciel de formation est perçu comme beaucoup plus que ce pour quoi il est conçu initialement. Aussi, les logiciels doivent être performants dans leurs services.

« Je souhaite un outil à ma portée » : Entendons par là, que l’informatique peut faire peur. Il faut donc à la fois un outil qui rende service et en même temps un outil qui ne fasse pas perdre de temps à son utilisateur. Plus précisément :
– Proposer un outil simple. Il faut entendre ici que l’outil très fonctionnel mais sans trop de complexité apparente.
– Proposer un outil design. Un outil agréable à utiliser.
– Proposer un outil qui s’adapte à la taille de mon organisation. Un outil peut être plus complexe si je suis une grosse structure et plus réduit si je suis une petite structure.
– Un outil qui s’adapte à mes processus et non l’inverse. Ce qui est quelque peu contradictoire avec les attentes Datadock et Qualiopi.

« Je souhaite disposer d’un service support » : Là aussi grosse contradiction avec d’un coté l’idée de ne pas payer trop cher le service et la volonté de se faire aider à n’importe quel moment. Plus précisément :
– Proposer une hotline disponible dans des plages horaires importantes.
– Proposer un accompagnement réactif.

Et pourtant, le secteur de la formation étant sous capitalisé, on remarque que les exigences sont importantes et les budgets associés limités : A titre d’exemple, bon nombre de consultants formateurs estiment impensable de mettre plus de 100€/mois dans un outil de gestion. Et quand bien même ils le font, ils reprochent encore pas bon nombre de choses à l’outil qu’ils utilisent.

Quels sont les logiciels de gestion de la formation ?

Pour rédiger cet article nous avons contacté tous les acteurs identifiés du secteur. Et malheureusement, force est de constaté que nous avons eu très peu de réponses à nos emails. La faute au COVID ? Le besoin de rester discret ? Ou plus simplement un secteur d’intervention très « niché » ? L’avenir nous le dira. En tout cas, difficile de pousser l’étude au delà des quelques acteurs qui ont pris le soin de nous répondre. Voici la liste des logiciels de gestion de la formation que nous avons recensé (par ordre alphabétique).

Pour compléter cette section, voici notre article sur les outils pédagogiques qu’il faut absolument connaitre !

Agate
Alcuin Formation
Applirh
Appvizer
Argalis
Auriga
Blue note
Dendredo
Digiforma
Epsilon
Form dev
Formaway
Gescof
Hop3team
Inser Centre
ISIFORM
JLogiciels
Memsoft
Moncentredeformation
NEEVA
OF 360
Queoval-Formation
Sc-form
Starform
Training Orchestra
Val Software
Webcomptence
Yparéo

Nous remarquons très rapidement les problématiques suivantes :
– Certains sont des logiciels dédiés à la formation d’autres des modules de gestion de la formation adossés à des logiciels beaucoup plus gros appelés ERP.
– Certains sont des logiciels sectorisés (exemple logiciel de gestion de la formation dans le secteur hôtellerie) alors que d’autres sont généralistes.
– Certains sont construits sur des technologies lourdes et historiques alors que d’autres sont construits sur des technologies récentes et inter-connectables.

Les méthodes à utiliser

Quelles sont les nouvelles fonctionnalités d’un logiciel de gestion de la formation ?

Après avoir abordé les bénéfices et les attentes, nous avons également porté notre attention sur les « nouvelles fonctionnalités ». Entendons par là les fonctionnalités que certains proposent, qui s’éloignent du coeur du sujet mais qui, de fait, apparaissent comme de plus en plus incontournables.

  • Outils de gestion de la relation client (CRM): Création de pages Internet (Landing Page), Création de leads (formulaires de contact), Créations d’opportunités, Relances semi-automatique des opportunités, Outil d’aide à la création rapide de devis.
  • Gestion des ressources : Que ce soit au niveau de la gestion des plannings, des absences, des disponibilités des formateurs, du matériel et des salles, les fonctionnalités liées à la gestion des ressources sont de plus en plus proposées par les éditeurs.
  • Outils pédagogiques : En offrant un espace dédié aux formateurs, aux apprenants, des solutions LMS et LCMS pour gérer des contenus de formation et suivre l’apprentissage des apprenants, les outils pédagogiques deviennent également un élément de différenciation fort.
  • Outil comptable : Proposer un outil comptable qui permette de générer des factures hors cadre de la formation. Un outil de gestion de comptabilité analytique, de gestion de trésorerie, et des relances clients.
Cabinet conseil

L’ensemble de ces éléments constituent donc des éléments de différenciation fort et en même temps qui génèrent une augmentation du prix.

Quel logiciel de gestion de la formation choisir ?

Si vous pensiez trouver une réponse simple à cette question, passez votre chemin. Cela est impossible. D’une part les fonctionnalités évoluent en permanence, D’autre part vos besoins vous sont propres.

Aussi, pas question pour nous de réaliser un classement, nous souhaitons rester impartial et simplement aiguiller les choix.

Un tableau de synthèse vous attend en bas de cet article. Dans cet article les logiciels sont classés dans l’ordre des réponses que nous avons reçues.

Mais avant de consulter la liste des logiciels, n’hésitez pas à lire notre article sur 132 catalogues de formation … accessible pour tous au format PDF !

Digiforma, le nouveau qui fait beaucoup parler de lui

Nom de la société : A World For Us

Nom de l’application : Digiforma

Année de création du logiciel : 2017

Tarif d’entrée mensuel : 69€

Les 10 avantages principaux de l’outil

  • Une ergonomie moderne et épurée.
  • Un extranet stagiaire avancé.
  • Une plateforme e-learning totalement intégrée.
  • Un outillage qualité et évaluations sophistiqué.
  • Un CRM moderne totalement intégré.
  • Un outil d’émargement numérique.
  • Un tarif très attractif sans engagement.
  • Des évolutions permanentes.
  • Un magazine en ligne de veille administrative et pédagogique: Digiformag
  • Un connecteur Zapier et une API pour développeurs.

Note de la rédac’: Depuis 2 ans, Digiforma s’est imposée comme la solution numéro 1 sur le secteur des organismes de formation de petite et moyenne taille. Digiforma se distingue grâce à un accompagnement digital complet, de la gestion commerciale jusqu’au e-learning. La société est également très engagée dans le secteur via le magazine digiformag. La particularité de Digiforma ? Aucun commercial, toute l’équipe est dédiée à l’amélioration des produits et à l’accompagnement des clients. 

les + : 

  • Conformité réglementaire
  • Plateforme de Learning
  • Bonne présence dans l’écosystème formation avec digiformag
  • Pas de vendeurs, juste des équipes tournées vers le résultat

Découvrir la solution Digiforma

Code Promo avec 10% de remise ROMAINRISSOAN

Argalis, la stabilité d’une solution très utilisée

Nom de la société : Argalis

Nom de l’application : Argalis

Année de création du logiciel : 2016 

Tarif d’entrée mensuel : 89€

Les 10 avantages principaux de l’outil

  • Conformité réglementaire validée par un cabinet d’avocats spécialisé en droit de la formation professionnelle.
  • Ergonomie et modernité de l’interface
  • Gestion électronique des documents avec QR Code afin d’en assurer un archivage automatique
  • Dématérialisation de l’émargement des apprenants et des intervenants
  • Un assistant de planification 
  • Gestion avancée des intervenants
  • Géolocalisation des sites et calculs automatiques des distances et des temps de déplacements
  • Un extranet formateur ingénieux qui fait gagner un maximum de temps.
  • Gestion multi-entité particulièrement fine avec gestion des droits par entité
  • Une gestion des formations réglementaires en Santé et Sécurité au travail

Note de la rédac’:

Argalis est née de la rencontre de dirigeants d’organismes de formation et de développeurs spécialisés dans les applications web. C’est la frustration de ne pas trouver d’outils répondant aux besoins spécifiques des dispensateurs de formation qui a donné naissance à cette collaboration. Le constat de départ était le suivant : 80% des taches sont à faible valeur ajoutée (ressaisi d’informations, fixation des dates, recherche d’intervenants, édition et envoi de documents, archivage…) et le cadre réglementaire est complexe et souvent méconnu. Les acteurs du secteur avaient besoin d’une plateforme web ergonomique, moderne et structurante afin d’optimiser leur productivité et sécuriser leurs données. Ainsi, 4 valeurs ont guidé les choix des dirigeants : l’ergonomie, la conformité réglementaire, le nomadisme et la productivité.

les + :

  • Ergonomie
  • Accessibilité Cloud
  • Conformité réglementaire
  • Nomadisme
  • Productivité et performance

Découvrir la solution Argalis

Form.Dev, la simplicité d’une interface vous rend plus efficace

FormDev

Nom de la société : Form.Dev

Nom de l’application : Form.Dev

Année de création du logiciel : 2016 

Tarif d’entrée mensuel : 49€

Les 10 avantages principaux de l’outil

  • Gestion complète de A à Z, de la prospection à la boîte archive
  • Suivi complet de votre activité, alerte des tâches à réaliser
  • Gestion de la relation commerciale
  • Administration complète de votre centre de formation avec Gestion Électroniques des Documents intégrés
  • Insertion de vos propres documents (format .docx)
  • Gestion de tous les modes de formation (inter, intra, elearning…)
  • Facturation automatique, logiciel certifié NF203
  • Envoi d’emails automatiques (questionnaire à froid…)
  • Module d’envoi de SMS (rappel de convocation…)
  • Qualiopi : éléments de preuves pour 16 critères de la certification

Note de la rédac’:

Olivier et Jérôme, les 2 créateurs de Form.dev, ont travaillé pendant 20 ans dans un centre de formation à portée nationale (4000 salariés). Il y a 5 ans, ils ont tous les deux décidé de voler de leurs propres ailes ! Form.dev se veut accessible, facile et efficace, le tout à un prix d’abonnement le plus serré possible, pour que tout organisme de formation, même le plus petit, puisse bénéficier d’une solution pour sécuriser son organisation. 

les + : 

  • Système d’alerte de tâches et de relances SMS
  • Gestion totale du centre de formation
  • Insertion de vos propres modèles de documents en format Word

Découvrir la solution Form.dev

Memsoft, un polyvalent historique qui se distingue dans la formation

Nom de la société : Memsoft

Nom de l’application : Centre de formation Oxygène

Année de création du logiciel : 1990 

Tarif d’entrée mensuel : 99€ (A vie car c’est un logiciel installé sur votre ordinateur)

Les 10 avantages principaux de l’outil

  • Oxygène Comptabilité 
  • Oxygène Gestion Commerciale / Gestion d’affaires / CRM
  • Oxygène TPV (Gestion de points de vente) 
  • Oxygène Paie et RH 
  • Oxygène centre de formation 
  • Richesse fonctionnelle et adaptation schéma des logiciels 
  • Licence disponible gratuitement en version monoposte 
  • Des tarifs intéressants 
  • Ergonomie unique, simplicité d’utilisation et adaptabilité métiers 
  • Multiposte en réseau, RDS ou Citrix, avec ou sans base de données SQL

Note de la rédac’:

Même si Memsoft est l’un des pionniers des éditeurs de logiciels de gestion, l’entreprise est toujours dans l’innovation technique, fonctionnelle et commerciale. Technique, avec par exemple le SDK dédié à la gestion pour réaliser du sur-mesure, les graphiques de gestion animés ou l’interface en bureaux virtuels. Fonctionnelle, avec des solutions métiers, des fonctions pointues comme la gestion multi dépôts, celle des conditionnements, la gestion des promotions… Commerciale, avec du 100% gratuits et des mises à jour gratuites.

les + : 

  • Simplicité
  • Outil complet
  • Très accessible 
  • Offre gratuite 

Découvrir la solution Memsoft

Hop3Team YPK, l’outsider

Nom de la société : Hop3team

Nom de l’application : YPK

Année de création du logiciel : 2018

Tarif d’entrée mensuel : 49€ (solo) / 80€ (organisme)

Les 10 avantages principaux de l’outil

  • Tableaux de bord
  • Création de fiches formation
  • Gestion administrative des actions de formation
  • Publipostage
  • CRM
  • Gestion des intervenants
  • Mise en conformité datadock/Qualiopi/Caces/ISO/tous champs normatifs
  • Cerfa BPF
  • Devis/factures
  • Catalogue en ligne
  • Gestion des coûts de formation

Note de la rédac’:

Ici, le but est de proposer un outil métier ergonomique et digital pour tout les organismes de formation, du CFI au groupe multi-sociétés, quels que soient les dispositifs de formation concernés. 80% des clients Hop3team sont des organismes et des formateurs qui réalisent moins de 500.000 € de chiffres d’affaires. Les plus ? La performance du logiciel et l’accompagnement gratuit des équipes dans son utilisation quotidienne et dans les changements organisationnels imposés par la réglementation et la dématérialisation des actions liées à la formation.

les + : 

  • Offre solidaire pendant la crise sanitaire
  • Référencé Datablock
  • Éligible CPF
  • Partenariats : Proskills-RH / Isokan / Fora

Découvrir la solution Hop3Team YPK

Code Promo : YPK-F2020

Tableau synthétique des logiciels : 

Telecharger notre infographie de Synthèse

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